Apakah Virtual Office Cocok untuk Usaha Saya?

Layanan Virtual Office cocok untuk orang yang bekerja secara mobile, memiliki mobilitas tinggi, tidak membutuhkan ruangan kantor untuk bekerja (hanya membutuhkan kantor untuk fungsi administrasi dan prestige saja). Profil perusahaan yang cocok menggunakan jasa Virtual Office antara lain konsultan, kantor hukum, perusahaan IT, media online, dan freelancer.

Tujuan Virtual Office
Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Virtual Office timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai efisiensi kerja yang berujung pada cost reduction (penekanan biaya). Sebuah Virtual Office dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor konvensional.

Virtual Office merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas kerja mereka. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah menggunakan Virtual Office tidak sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara fisik, maka yang dikurangi adalah wujud fisik kantor berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat bekerja melalui Virtual Office. Keberadaan Virtual Office bagi seorang karyawan dapat “datang” ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Mewujudkan suatu Virtual Office berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui Virtual Office. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya.

Keuntungan Virtual Office
Secara spesifik ada lima keuntungan yang diperoleh dengan keberadaan Virtual Office:
1. Pengurangan biaya operasional perusahaan seperti lokasi dan ruang tempat usaha, biaya peralatan kantor, dan gaji karyawan.
2. Virtual Office menggunakan jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui Virtual Office tercatat secara formal.
3. Rapat atau pertemuan dapat dilakukan melalui konferensi telekonferensi dan video, dan dokumen dapat ditransmisikan secara elektronik.
4. Pengurangan halangan aktivitas kerja seperti hujan, jalan macet, tempat jauh sudah tidak dapat lagi menjadi alasan untuk tidak bekerja.
5. Keuntungan sosial dari Virtual Office adalah memberikan kesempatan dan kemampuan bekerja untuk individu yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, penyandang disabilitas, maupun lanjut usia.