Fungsi Manajemen Dalam Menjalankan Usaha

Ada banyak sekali definisi manajemen beserta fungsinya yang dikemukakann oleh para pakar. Dari semua pendapat tersebut pada intinya hampir sama dan dapat dirangkum menjadi 4 fungsi manajemen seperti yang dirumuskan oleh George R. Terry. Dalam rumusannya tentang fungsi manajemen George R. Terry membaginya dalam Planning, Organizing, Actuating, Controlling (POAC).

1. Planning (Perencanaan)

Perencanaan merupakan sebuah aktivitas penting untuk mempersiapkan berbagai tindakan yang akan dilakukan dalam usaha. Aktivitas ini biasanya berupa serangkaian kegiatan penyusunan sekaligus pengambilan keputusan-keputusan dalam menentukan tujuan dan target usaha, menentukan berbagai kebijakan strategis, membuat program kerja, pemanfaatan sumber daya, merancang metode dan prosedur serta menentukan jadwal waktu pelaksanaannya. Selain itu, dalam perencanaan juga ditetapkan standar kesuksesan dalam pencapaian target usahaMembuat perencanaan yang baik memang tidak mudah, meski demikian terdapat beberapa ukuran penting yang bisa dijadikan sebagai acuan yakni :

• Tujuan jelas
• Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
• Memuat analisa pada pekerjaan yang akan dilakukan
• Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
• Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras ditiap bagian
• Mempunyai kesan sesuatu yang dimliki tersedia dan bisa dipergunakan dengan efektif serta berdaya guna

Ada banyak manfaat dari penyusunan rencana ini. Selain dapat mempermudah pelaksanan tugas, hal ini juga dapat meminimalisir kesalahan yang mungkin bisa terjadi, memudahkan pengawasan, dan dapat dipergunakan sebagai acuan dalam menjalankan usaha.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Setelah proses prenencanaan dilakukan, tindakan selanjutnya adalah pengorganisasian, yakni aktivitas pengelompokkan dan mengatur berbagai rencana kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, seperti sumber daya fisik, pelimpahan tugas sumberdaya manusia beserta menunjukkan hubungan kewenangannya dalam melaksanakan semua agenda kegiatan usaha.

Untuk perusahaan yang baru berdiri, aktivitas perekrutan dan seleksi juga masuk adalam proses ini, termasuk untuk penyelenggaraan pelatihan kerja dan penempatan tenaga kerja yang sesuai dengan kapasiasnya.

Dalam menetapkan berbagai rencana aktivitas usaha, biasanya seorang manajer akan membuat beberapa alternatif pilihan untuk merealisasikan semua tujuan usaha. Dari semua pilihan-pilihan yang dibuat tersebut kemudian ditetapkan salah satu sebagai prioritas yang dipandang paling efektif dan efisien. Sederhannya, dalam mencapai tujuan terdapat Plan A, Plan B, Plan C dan seterusnya.

Proses pengelompokan berbagai sumber daya dan aktivitasnya ini sangat penting dilakukan oleh manajer, karerna hal ini memiliki banyak manfaat seperti pembagian tugas tugas yang jelas dan sesuai bidangnya, menciptakan spesialisasi, dan  semua personil dalam perusahaan bisa mengetahui tugas apa yang akan dijalankan..

3. Actuating (Pengarahan/Pelaksanaan)

Fungsi pengarahan merupakan sebuah aktivitas untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja, dengan adanya fungsi pengarahan, semua tenaga kerja dalam perusahaan diharapkan secara sukarela dapat melaksanakan tugas-tugas pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Ada banyak cara untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja, misalnya dengan memberi motivasi, membimbing, mengingatkan dan menjelaskan berbagai hal tentang pekerjaan agar dapat berjalan optimal. selain itu orang dapat bergerak dengan sukarela jika telah terpenuhi berbagai kebutuhan kerjanya seperti kebutuhan fisik, keamanan dan keselamatan, harga diri dan aktualisasi diri dalam bekerja.

4. Controlling (Pengawasan)

Fungsi pengawasan dalam perusahaan adalah segenap tindakan megevaluasi berbagai proses pelaksanaan yang dilakukan oleh semua sumberdaya perusahaan, apakah berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. Apabila terjadi penyimpangan maka perlu adanya  langkah klarifikasi serta koreksi dan juga memberi alternatif solusi atas masalah yang terjadi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Fungsi pengawasan bisa berjalan dengan efektif jika hal hal ini diperhatikan:

• Routing (jalur), manajer harus bisa menetapkan cara atau jalur guna memperkecil resiko kesalahan.
• Scheduling (Penetapan waktu), manajer harus menetapkan kapan pengawasan dilakukan.
• Dispatching (Perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa dorongan maupun perintah agar pekerjaan dapat selesai dalam waktu yang tepat.
• Follow Up (tindak lanjut) mancari berbagai solusi jika terjadi permasalahan, memberi peringatan, dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tak terulang lagi.